Součástí každodenní rutiny mnoha společností je osobní kontakt s klienty a obchodními partnery. Pokud se pracovní setkání vydaří, pro firmu to znamená kromě splnění stanoveného cíle i plusový bod k jejímu reputaci. Nezdar může naopak její dobré jméno výrazně poškodit.
Zlatým pravidlem každého jednání je důsledná příprava. Musíte dokonale ovládat informace, které chcete zprostředkovat, argumenty, proč si vybrat právě vaši firmu, produkt či službu, a v ideálním případě i odpovědi na nejčastěji kladené otázky. Kromě toho byste měli vědět co nejvíce o člověku, se kterým se máte setkat, nebo společnosti, kterou zastupuje.
Když tuto prvotní fázi zvládnete na jednotku, zaměřte se na detaily. Právě ty totiž ovlivní atmosféru celého pracovního setkání a další možnou spolupráci. Abyste jednání úspěšně zvládli, připravili jsme pro vás seznam největších nástrah, kterým byste se měli vyhnout.
Nevhodné prostředí
Citlivé obchodní záležitosti se neřeší v zakouřeném pubu v zapadlé uličce ani v podniku s rychlým občerstvením. Prostředí by mělo být příjemné pro obě zúčastněné strany a zároveň klidné, abyste mohli bez neustálého vyrušování vyřešit všechno důležité. Pozvěte klienta nebo společníka do své kanceláře, čímž zároveň získáte výhodu hostitele a právo ukončit utkání, nebo zvolte neutrální půdu. Tou bývají tiché kavárny či restaurace.
Zpoždění
Pracovní schůze není posezením s přáteli, pozdní příchod je proto vrcholně nevhodným. Pokud máte zpoždění, vzbudíte dojem nespolehlivého člověka. Vždy proto přijďte s časovou rezervou alespoň 5-10 minut. V případě, že vás zdrželi neočekávané okolnosti, jako například špatná dopravní situace, neprodleně klienta nebo společníka o této situaci informujte a poděkujte mu za trpělivost.
Špatně zvolené oblečení
Tato chyba se opakuje často, protože hranice mezi tím, co je přípustné a co už ne, bývá občas tenká. Rozhodně se však nepatří mít na sobě příliš ležérní kousky jako tričko, rifle a tenisky. Nevhodný je také vyzývavý výstřih, minisukně, topy odhalující břicho a záda. Doma nechte špatně padnoucí oblečení, příliš vysoké lodičky a výrazné šperky. Základem by měla být střídmost a profesionální vzhled. Ten docílíte volbou neutrálních barev a lichotivých střihů. Pro dámy jsou vhodné klasické kalhoty, sukně v délce alespoň po kolena, halenka, decentní top, kostým, šaty. Muži by měli sáhnout po obleku, košili a kravatě, například od značky Blažek.
Pronikavý parfém a neupravený vzhled
I v tomto případě podotýkáme, že pracovní schůze má jiná pravidla než volnočasové aktivity. Oblečení i boty musí být čisté, mačkavé kousky oděvu vždy vyžehlené. K šatům a sukním by měli mít dámy za každých okolností punčošky. Pozornost věnujte i úpravě vlasů a nehtů a hlavně šetřete s parfémem. Méně je v tomto případě více, takže skutečně stačí pár kapek svěží a nevtíravé vůně, než pořádnou dávku kořeněného parfému.
Uzavřené gesta
Pozor si dejte i na neverbální komunikaci. Stisk ruky na uvítanou by měl být přiměřeně silný, poloha dlaní vyrovnaná (dlaň nepodávejte shora, tedy dominantně, ani zdola jako znak podřazenosti). Komunikačnímu partnerovi ukažte svůj zájem tím, že se mu budete dívat do očí a nasměrujete na něj špičky nohou. Vyhněte se gestům, jako jsou ruce překřížené na hrudi. Naopak otevřené gesta, příjemný úsměv a postava jemně nakloněná k tomu druhému, jsou více než vítány.